检验机构在扩项评审之前需要做好:人员具备相应专业知识并掌握ISO/IEC 17021准则的要求,设备设施方面满足新项目技术要求并满足业务量的需求,文件的更新与记录的保持满足 ISO/IEC 17020 准则的相关要求。
检验机构CNAS扩项评审的应对措施
扩大认可范围包括增加检验能力和增加关键活动场所两种情况,已建立并运行ISO/IEC 17020管理体系的机构随着业务发展和市场需求的变化会出现需要扩大认可范围的情况,机构需要根据自身业务需要、技术能力和仪器配置情况确定需要新增的项目,向中国合格评定国家认可委员会(CNAS)秘书处提出扩大认可范围的申请,扩大申请可以在监督评审或复评审的同时提出,在评审前两个月提出同时评审申请,也可以单独申请评审[1]。申请后制定扩项迎审工作计划,按计划在评审前做好以下准备。
一、人员
人员能力直接影响到项目的成败。人员的能力包括相关专业知识和ISO/IEC 17020准则要求的掌握。通常采用培训和考核的方式来确保人员的能力满足项目的要求,具体方式要根据项目的具体情况而定。
一种情况是新增项目在原有业务大类的基础上扩充出来,这时新增项目与原有业务有着较多相似的地方,可以组织内部自行学习新增业务的相关标准要求,并对ISO/ IEC 17020体系新增项目的相关要求进行宣贯,就可以达到人员能力的要求。
另外一种情况是新增项目为一个新的类别、新的领域,与原有业务差异很大,业务人员对此比较生疏,这种情况通常需要外出培训或者聘请相关专业老师进行培训,使相关业务人员系统规范地学习掌握相关业务标准,具备相应的业务能力[2]。另外,对于新增项目中所用到的仪器设备也要进行培训,确保使用人员掌握正确的使用方法,做到日常规范操作使用。
以上业务开展前的岗前培训形成相应的培训记录。培训过后要按照ISO/IEC 17020体系要求对相关人员进行岗前实习和实习后的考核评价,并形成实习培训记录和岗前考核记录,相关的人员包括新增业务操作人员和授权签字人,考核的内容包括新增业务的专业知识、法律法规、仪器基本原理和维护操作使用,以及体系要求的理解和掌握,考核形式通常包括笔试和现场操作考核。考核合格后对业务操作人员和授权签字人予以上岗授权。
二、设备与设施环境
设备设施也是新项目开展的必要条件。设备的技术指标要求综合考虑新增项目对设备精密度、准确度及使用范围等技术要求,设备的数量主要根据业务量大小来确定。与此同时,还要同时具备业务开展过程中所需电脑、监控或者相机等配套装置和业务人员的劳动保护装置。设备设施可以是机构自有,也可以是借用、租赁形式获得。如果设备设施是借用或租赁的情况,需与借用或租赁单位签订租赁协议,证明设备设施的合法使用权。如果设备设施为自行采购的,须按照机构已建立的ISO/IEC 17020体系文件中采购的相关程序文件要求进行采购。通常流程是先进行采购申请的审批,审批后进行合格供方的评价和选择,然后与评价后确定的供方签订购买协议,并按体系要求对采购设备进行验货和入库。以上步骤均要形成相应的书面记录。
新采购的设备要按照体系文件要求进行唯一标识,更新到原有的仪器设备清单,并制定相应的维护保养计划。对检查结果有显著影响的新增设备要同时更新到已有校准设备清单,并在投入使用前进行校准,校准合格后方可投入使用。投入使用后的设备按计划进行维护保养和校准并形成记录。必要时,对需要期间核查的设备进行运行核查并形成记录。
有些设备的存放和使用环境条件是有规定的,要按照标准要求满足达到使用要求。对于新项目涉及样品存放的依据标准要求,通过安装空调、排风扇等设施来满足存放环境要求。如果样品为危险化学品的应按照危险化学品存放要求加装防爆灯、防爆开关等设施以达到危化品存放要求。
三、文件的更新与记录的保持
增加新项目要更新与之相关的三层次体系文件。文件的更新要依据机构体系文件中文件控制的要求进行,通常是包含在程序文件中的文件控制程序要求和记录控制程序要求。文件的更新通常包括一二层次文件中质量手册中相应业务范围及岗位职业等,以及新业务相关的三层次文件的编制和更新。三层次文件包括新业务相关的工作规范或作业指导书,所用标准的汇总及相应的工作记录,证书报告模板和所用设备的操作规程等。
更新后的文件要重新修订版本,与现行版本加以区别并进行文件审批,批准后对更改和增加的体系文件进行受控登记,并将变更后的体系文件下发到管理层、质量管理者和相关业务部门,同时填写文件变更记录和文件发放记录。
新项目按照相应的工作规范或作业指导书的要求开展运行,并按要求填写或形成工作记录:委托单、流转记录、工作记录、工作报告等,业务流程完成后将相关单据汇总形成业务档案,并按照体系文件的要求进行核查存档。
建立和更新项目涉及业务人员和授权签字人的人员档案。档案中需包含人员基本信息和身份证、学历证、相关资质证书、公正性与保密性承诺及其授权业务范围项目上岗前培训和考核记录、上岗授权书、持续培训记录和定期考核记录。根据新项目的开展需求和机构体系文件要求更新培训计划,并按照计划进行培训同时保留相应的培训材料和培训考核记录。如果新项目涉及业务分包的,按照体系文件要求对分包方进行资料收集和考核评价,并建立分包方档案,定期按频次对分包方进行考核形成记录。新项目涉及仪器设备的,要根据机构体系文件中仪器设备的管理要求建立仪器设备档案,档案中通常包括合格证、说明书、操作规程及计量证书等。仪器设备的日常使用需填写相应的使用记录和维护保养记录。
新项目涉及的国家标准、法律法规和政府部门的规定等文件更新纳入到外来文件清单中,并按要求定期查询更新。如果新项目涉及留存样品,要按照体系文件要求进行样品的存储和处置,并填写相应的样品登记记录和到期处置记录。
新项目开展运行一段时间后要开展一次包含新项目在内的内审和管理评审,并针对内审开具的不符合项制定相应的纠正措施、预防措施并验证其有效性,以验证增加新项目后的机构是否能够持续满足标准的要求。
[参考文献]
[1]胡响响,陈勇.浅谈实验室通过CNAS监督扩项评审的几点体会 [J].科技信息,2010(31):412-414.
[2]康平,刘仁清,黄汉权.能力验证活动结果在CNAS认可实验室中的应用浅析[J].现代工业经济和信息化,2016,6(21):59-60.