近年来，因对外信息发布知识产权审批不严格导致的纠纷或造成的损失越来越多，最典型的案例就是在微信、微博中擅自使用大量来源不可靠的图片，被图片公司状告著作权侵权的案例。
北京互联网法院受理的大部分案例都涉及此类纠纷。且一旦立案，通常被告都面临败诉的风险。原告通常会提前做证据固化，使得侵权事实比较确定，对被告非常不利。
单位对外发布的信息主要包括新闻稿、宣传册、学术论文、专利申请文档等。对外信息发布的途径一般包括单位网站、微信公众号、新闻媒体、学术期刊、展会论坛、专利申请等。无论哪种信息，单位在对外发布之前，都有由相关责任部门对拟发布信息进行审批，确保其内容不会泄露单位的商业秘密，也不会侵犯他人的知识产权。例如，单位在制作产品宣传册前，审查宣传册中技术方案的文字描述是否有泄露本单位的技术秘密的风险；宣传册的封面设计、文字、表格、图案、版式等方面是否有侵犯他人著作权的风险；对产品功能和效果的文字描述是否有虚假宣传的不正当竞争风险等。（见《装备承制单位知识产权管理要求》解析与应用第125页，中知（北京）认证有限公司编写）。
《企业知识产权管理规范》6.4c条款和《装备承制单位知识产权管理要求》5.4c条款均要求“在对外信息发布之前进行相应审批”。因此，在贯标认证咨询中，该条款是必须落实的重要条款。
通常情况下，该部门条款的审核应该由对知识产权工作比较熟悉和专业的知识产权人员来执行，实践中，有些集团公司的对外信息发布总体把关和审批放在了党委办公室（或工会、新闻宣传中心等），可以针对这些部门进行系统培训，使得他们在审核保密、合规性等内容时，对知识产权信息进行统一的把控，省时省力。
对外信息发布审批主要从以下几点审批
1
信息发布是否会泄露单位的商业秘密。
商业秘密主要包括了技术信息和经营信息。
技术信息是指与技术有关的结构、原料、组分、配方、材料、样品、样式、植物新品种繁殖材料、工艺、方法或其步骤、算法、数据、计算机程序及其有关文档等信息。
经营信息是指与经营活动有关的创意、管理、销售、财务、计划、样本、招投标材料、客户信息、数据等信息。客户信息，包括客户的名称、地址、联系方式以及交易习惯、意向、内容等信息。
在对外信息发布中应该严格控制信息中涉及商业秘密，有可能造成秘密泄露的，及时采取措施。
此外，有些单位还属于国家保密单位，承担国家秘密的保密责任，此类单位在对外信息发布时，保密审查作为重中之重。
2
信息中的图片、音频、视频来源是否可靠、是否经过合法授权。
图片侵权是对外信息发布侵权案件的重灾区，互联网法院受理的很大一部分案件都属于图片侵权。侵权的形式大多体现为未经允许擅自使用，侵权事实明确、证据确凿，被告基本上没有太多辩驳的机会。
这类侵权在审批时很容易被识别出来，只需要了解信息制作人员这些素材从何而来，是否经过授权，基本可以做出大致判断。
音频、视频也是享有著作权的产品，同样未经允许，不得擅自使用。
如果是对图片、音频、视频等内容使用比较频繁的公司，如互联网公司、新媒体公司等，建议制定专门的素材使用管理制度，进行全面系统规范，防止侵权。
3
信息中的字体版权是否可能侵权或经过合法授权。
近年来字体侵权也越来越普遍。字体设计行业，尤其是字库行业，不断推出了一些很有创意的字库产品，产出了很多的优秀作品。这些作品由于作者或者所在的公司付出了大量创造性劳动，因此享受著作权。如果在信息或网站、宣传资料中擅自使用，是构成侵权的。
在使用享有著作权的字体时，需要同著作权人订立许可使用合同，明确许可使用的权利种类、许可使用的地域范围与期间、付酬标准和办法、违约责任等内容。
4
信息中的肖像权等是否经过合法授权。
信息中如果涉及他人肖像的，除了涉及图片著作权侵权以外，还极有可能侵犯他人肖像权。因为公民对自己的肖像都享有肖像权，未经本人同意，他人不得以营利为目的使用公民的肖像。蒋勤勤、葛优、冯小刚、林心如等明星都做过多起关于微信公众号侵犯肖像权的维权，且结果都是胜诉。
5
信息中的文字是原创还是抄袭他人。
信息中的文字是自己原创还是抄袭他人文字作品内容。如果属于抄袭的存在侵权风险。
此外，对于不允许转载的文章，无论是否署名、是否注明来源，只要未经过原作者的许可都是违反著作权法的，都属于侵权行为。
6
信息中描述的产品技术信息是否已经申请了专利。
对外信息发布中涉及产品技术信息的，该技术是否已经申请了专利，未申请专利先公开的，会导致后期申请专利可能丧失新颖性。
7
信息中的宣传用语是否违法 广告法等规定。
广告法规定不得出现“老字号、中国驰名商标、特供、专供”等词语，“未取得专利权的，不得在广告中谎称取得专利权。 禁止使用未授予专利权的专利申请和已经终止、撤销、无效的专利作广告。”等内容。广告法中关于违禁的词语和行为非常多，建议负责信息发布审批的部门多组织广告法的学习，通过案例掌握相关要求，防止被行政部门处罚或面临被起诉的风险。
8
信息中存在其他侵犯他人知识产权的可能或不适宜发布的情形的。
不同的行业，不同的信息内容，除了以上几点而外 ，还会存在合规性以及容易造成不良影响等情况，在审核环节都应该切实把关。
