附1分钟实现本地数据库中件与项的一键切换方法
(文末有彩蛋儿)
我们在描述专利相关的数量时，通常能看到不同的单位，比如条、件、项、组等，这些单位实际上具有较大的区别。专利数据作为专利分析的基石，在不同的分析维度下使用相适应的计量方式来统计专利数据显得尤为重要。本文包括专利计量的单位介绍、专利分析中的件项选择、本地数据库的件项切换三个模块以及文末的彩蛋儿。
专利计量的单位介绍
举个例子，假设有个专利清单如下表所示，共有多少专利呢?(别急，答案在下文)
专利的常用计量单位有条、件、项、组等，其中：条数以公开/公告号来计量，一般结合件数和项数用来展示某技术的专利总量，或者与件数对比来侧面反应发明专利量的大致情况，而在具体的分析中，条数的分析价值较低，因此极少使用。
件数代表了专利申请量，以专利申请号数量来计量，是专利分析的最基本单位。
项数代表了专利技术量，某些专利数据库或报告也以组数来命名，以同族代码数量来计量，是进行技术分析的通用单位。
可以用一些口令来辅助简单记忆，一件专利申请，一项专利技术，一项技术可能申请了多件专利，一件授权的发明专利一般有2条专利文献(公开A版本和授权B版本)。
揭晓答案：用不同的单位来表达前面表中的专利量，可以说上表中共有10条专利文献，或者7件专利(申请)，或者5项专利(申请)。
专利分析中的件项选择
在专利分析中，不同的分析维度需采用不同的计量单位，对于常用分析维度的件项选择，总结如下表所示。
因此，一篇完整的专利分析报告中，专利的件与项分析是共存的，需要在不同的分析维度考虑不同的专利计算方法。
本地数据库的件项切换
商业专利数据库也早已有选项可以直接切换专利文献的去重规则，给我们在做数据检索时参考，例如选择仅保留一个公开文本(件)，或者保留同族代表(项)。但是在线的数据毕竟是在线的，下载到本地的数据才是王道，可以避免在线数据库系统出错以及网络问题带来的不便，尤其是给客户交付成果时，大多需要交付本地的数据清单文档。
由于从数据库中导出本地的数据时，只能择一选择去重方式，而通过前面的分析可知在专利分析中实际需要用到不同的专利计量数据，不能单纯的通篇以件或项来分析，因此，最好的方式是下载全部数据，然后在本地数据库进行一键切换。
那如何在本地的Excel清单中实现一键快速切换呢?可增加一列做筛选。
那如何在增加的列中做去重标记呢?多种多样，能抓到耗子的猫就是好猫。
· 方法展示
下面对两种实现件项转换的方法进行操作说明。有基础者可直接跳转至方法二进阶版。
方法一：以申请号去重方式下载数据表A，以同族去重方式下载数据表B
1.需要用件数分析时，使用数据表A;2.需要用项数分析时，使用数据表B;3.进一步的，还可把数据表A、B作为不同的sheet合并到同一个excel中。
评价：对操作者的技术水平要求低，但是多个数据表容易混乱而出错。
方法一进阶：使用VLookup函数进行两表合并(理论)
1.数据表A为基础，增加一空列;2.vlookup数据表B中的申请号/公开号，3.进行数据筛选，取消勾选列表中最后的#N/A项，得到所需数据。
增列进行数据查找
数据筛选切换
数据切换效果图
方法一进阶PLUS：参考文末彩蛋儿
评价：方法一进行查找合并以后相对较为简便，但是数据受数据库的影响较大，首先去重规则来自数据库的自动处理，其次下载数据时受限于数据库的下载限额，遇上需要分批次下载大量数据时，下载工作量还需双倍，影响效率。
方法二：以申请号去重下载数据表，在表中增加同族筛选项
1.对同族号码进行排序，使相同的同族代码排列在相邻的行中;
2.增加一列空列，便于添加去重标记;3.逐一对相同的同族代码标记1个同族代表，其余标记为非同族代表。
评价：对操作者的技术水平要求低，用于处理少量(极少量)数据非常快速，但数据超过几十条就比较费劲了，而我们分析的数据量常常成千上万，该方法并不推荐。
方法二进阶版：使用IF函数进行去重标记(御用推荐)
第1、2步同上，排序并增空列;3.利用IF函数进行自动标记;4.数据固化，复制新增列仅粘贴为文本。
增列进行数据判断
数据筛选切换
数据切换效果图
评价：该方法不额外增加数据库中下载数据的工作量，处理大量数据时同样适用;设置过程相对简单，简单几步便可实现申请号去重与同族去重数据，即件与项之间的数据切换;处理完后操作简单，基本可实现一键切换。
方法二进阶PLUS：参考文末彩蛋儿
· 实例展示
下面以2022年某产业导航数据清单的部分数据为例进行效果展示。
该数据清单下载了已公开的所有专利数据，在不筛选的情况下，该清单中的数据以“条”计算;可以通过B列进行申请号去重，获取以“件”为单位的专利数据;也可以通过C列进行简单同族去重，获取以“项”为单位的专利数据。因此，在1个专利清单表格中轻松实现了不同的专利计量切换，满足对不同专利文本以及专利计量的需求。
同时，为了方便分析，本数据表还增加了地域和时间的筛选列，如D列至F列，便于后续的统计分析工作。
某产业导航数据清单节选/条
一键筛选同族数据效果/项
我是小彩蛋儿
前面举例介绍了件项数据切换处理的思路，更多的希望是能够抛砖引玉，举一反三，提供该类型问题的解决思路，例如上面实例展示中同样可以在数据库中不进行任何去重，下载所有检索到的数据，在本地Excel中来实现申请号去重，以便满足同一件申请对于不同公开版本的需求，以及更高的数据准确度。进一步的，还可增加一些辅助步骤来实现更高要求的去重，例如可以首先按申请日进行从低到高排序，再来操作方法二进阶版所列举的步骤，可实现保留的同族代表专利为最早申请的专利;可以通过excel公式组合套用，完善方法一进阶版中的筛选选项;更进一步的，针对有些同族中有多件专利具有相同申请日期的情况，可增加辅助列，利用优先权国别和公开国别等字段，实现保留的同族代表专利为该项专利的优先权基础。
以上的数据处理方法其实只解决了专利分析中的一个很小很小的问题，专利分析是一项庞大的工程，就算有时麻雀虽小，确也五脏俱全，得经过一系列的步骤才能输出一份完整的报告。通过不断的积累和探索，在专利分析中积攒了一些效率提升的处理方法，尤其是在数据处理、可视化展示和报告编辑等繁琐的操作中，因此有进行实操心得系列分享的初步打算，助力提升工作效率。
如果大家有需求可以转发点赞本文或留言，视反响情况安排后续的分享类型以及频次，当然也希望能有与各位同仁的交流机会，如有疑问或者更高效的方法，欢迎指教。
