本期节目，我们对“7.5.3文件化信息的控制”条款进行解读。
本条款对文件化信息的控制提出了要求。包括了文件化信息的基本要求，以及使用过程中的管理和控制要求。
1.基本要求
组织对文件化信息的控制的基本要求，包括了保证文件化信息使用的可获得性，以及文件化信息使用过程中和过程后的规范性，以及文件的适用性。
(1)可获得性
文件化信息使用的可获得性指的是，组织中与能源管理体系相关的部门，在对能源管理体系相关文件有使用需求时，可以顺利获取文件化信息，例如将能源管理相关文件传至企业内部OA系统，便于各部门相关人员查阅使用
(2)规范性
文件化信息使用的规范性是指，由于组织的文件化信息可能存在不同形式，如电子版文件、纸质版文件或相关影音资料等，因此在能源管理体系文件的使用过程中，可能造成文件破坏，例如纸质版文件的丢失或缺页、Word、Excel电子文档损坏等。因此，需要制定文件化信息的使用准则，控制文件化信息的使用行为，保证文件化信息在使用过程或使用后的完整性和安全性。
文件适用性应至少包括：文件名称和编号的准确，以及文件的适用范围界定清晰明确。
2.文件化信息管控要求
在组织对文件化信息进行管理和控制过程中，可以使用以下的具体控制方式。
(1)分发、访问、检索和使用
在文件化信息的使用过程中，可以采取分发的形式，例如在进行能源管理体系文件的宣贯时，可以将能源管理体系相关文件分发至参与培训的人员。也可以采用检索和访问形式使用，例如上传至企业内部OA系统中的文件化信息，需要访问者进入系统查询并在线预览电子版文件。
(2)存储和保护
组织必须制定文件化信息存储和保护的相关准则，这有利于在文件化信息发生变更，或者文件化信息被分发使用后，保证文件化信息的完整性和安全性。
(3)文件化信息的变更
组织的能源管理体系文件在运行中，需要根据能源管理体系实际运行情况对文件的内容及时变更，这会导致同一文件化信息产生不同版本，随着工作的深入，版本数量会逐渐增加，容易造成版本之间的使用混淆，因此要对文件化信息的不同版本进行控制，制定相应的控制准则。
(4)保留和处置
能源管理体系文件化信息在变更后，是否有必要进行保留，或采取何种形式的保留，需要组织根据自身实际情况确定。如确定不进行保留，可采用销毁等形式对文件进行处置。如需要保留，可采取纸质版存档或电子版存档的形式。
3.外部文件化信息的控制
对外部与能源管理体系相关的文件化信息，组织根据需要可以转变为内部文件化的信息，例如法律法规及标准原文，按照上述要求进行管理。对于其他不需要转化的文件化信息，组织可以制定相关准则来识别、获取有关信息并制定相关运行准则加以控制，例如当地工信部门发布的某些通知要求等。
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