一般情况下,组织应该先确定ISO14001环境管理体系环境方针和ISO14001环境管理目标指标,这是策划的首要工作,也是编制其他文件的基础。ISO14001环境管理体系文件编写方法常用的有以下三种:
一、自上而下的编写
按ISO14001环境管理体系环境方针、ISO14001环境管理手册、ISO14001程序文件、ISO14001作业文件(规范)、ISO14001质量记录的顺序编写。这种方法有利于上一层次文件与下一层次文件之间的衔接,但这种方法编写文件所需的时间较长。其好处是层次非常明确,系统性好。
二、自下而上的编写
按基础性文件、ISO14001程序文件、ISO14001环境管理手册的顺序编写,这种方法适用于原管理基础较好的组织,并且可以节省时间。但这种方法如果没有文件总体方案的设计指导容易出现混乱。
三、从ISO14001程序文件开始,向两边扩展的编写
先编写ISO14001程序文件,再进行手册和基础性文件的编写。这种方法的实质是从分析过程,确定过程的输入和输出开始。这种方法有利于ISO14001:2004标准要求与组织的实际紧密结合,并且可以缩短文件编写时间,是一种比较实用的文件编写方法。
当然, ISO14001文件编写的方法不知这几种。比如还有环境管理手册和程序文件同时写,然后再写作业性文件的。具体采用什么样的方法来编写文件取决于组织自身的需要而定。