铜板厂OHSAS18001:记录管理程序
1.目的
对职业健康安全管理体系(OHSMS)运行情况予以记录并进行有效管理,为体系有效运行提供可追溯性证据,特制定本程序.
2.适用范围
本程序适用于铜板带厂职业健康安全管理体系运行活动中所有记录的控制和管理.
3.职责
3.1生产安保科为OHS记录的归口管理部门,负责组织、指导各单位记录的控制和管理工作.
3.2各车间、科室负责本单位范围内OHS记录的收集、编目、保管、检查、评审、销毁和管理.
4.工作程序
4.1记录的设置
各单位结合实际工作,编制相关OHS的记录样本,并上报生产安保科备案.
4.1.1记录名称:简短反映记录对象；
4.1.2记录编码:执行《文件与资料管理程序》的记录编码；
4.1.3记录顺序号:记录的页码；
4.1.4记录内容:按记录对象要求,确定记录内容；
4.1.5记录人员；
4.1.6记录时间:按活动时间填写,应注明年、月、日；
4.1.7记录单位名称；
4.1.8保存期限和保存部门；
4.1.9保密级别.
4.2记录的填写要求
4.2.1记录可以采用书面和电子媒体,如硬盘、磁带、磁盘、光盘等其他媒介；
4.2.2记录填写必须使用钢笔或圆珠笔,填写应当及时,内容真实完整,字迹清晰,当笔误时,应由记录人或授权人按《文件和资料管理程序》执行；
4.2.3记录必须用规定的文字符号和标准单位；
4.2.4具有永久性保存价值的OHS记录必须用碳素笔填写；
4.2.5记录中要求的签字或盖章必须是全名,并注明日期,一般不许代签；
4.2.6记录要可追溯相关的活动.
4.3记录的收集
4.3.1记录由各单位按日、月、季、年或某项活动结束后进行收集并交记录管理人员；
4.3.2记录应及时按记录形成的时间、规律和有机联系进行分类、整理；
4.4记录的编目
4.4.1记录按《文件和资料管理程序》中关于记录的编码方式统一进行编目；
4.4.2编目的内容:记录名称（题目）、记录单位（责任者）、编号、保管期限、编制日期、保密级别、并编制案卷号、填写封面；
4.4.3归档记录的装订、编目,由形成单位或部门负责；
4.4.4其它记录,各单位按时装订成册,进行编目,自行保存,以备查阅.
4.5记录的管理
4.5.1各部门应明确记录的保管人员和适宜的保存地点,对其保存的环境要经常检查,确保记录保存良好,避免损坏、变质或遗失；
4.5.2建立《记录清单》和索引,并上报安全环保部,以便于查阅；
4.5.3安全环保部将各单位、部门所有与OHS管理体系有关的记录汇总,并编制OHS体系《记录清单》和索引；
4.5.4计算机内的记录,要有备份,为防止原始记录丢失必须设置计算机病毒防火墙.各种电子媒体记录不得随意复制、拷贝.如需复制、拷贝须经该单位领导同意.
4.5.5具有法律效力的记录需长期保存.
4.6记录的查阅、借阅
经记录保存部门负责人同意,可在记录保存部门查阅所需记录,如需借阅时,应填写《记录借阅登记表》经双方负责人同意、登记并限期归还.
4.7记录的处置
凡超过保存期的记录,由责任部门记录管理人员填写《记录处置审批表》,经部门负责人批准后,按《文件和资料管理程序》统一处置,并填写《记录销毁登记表》.
4.8生产安保科将定期、不定期对OHS相关记录的管理进行监督检查.发现不符合项按《不符合纠正与预防措施管理程序》执行.
5.相关文件
5.1《协商与信息交流管理程序》
5.2《文件和资料管理程序》
5.3《不符合纠正与预防措施管理程序》
6.记录
6.1《记录清单》
6.2《记录借阅登记表》
6.3《记录处置审批表》
6.4《记录销毁登记表》.
