售后服务体系认证文件要针对服务认证的产品和客户群体特点来设计，其类型主要包括认证报告(主要由管理要求审核报告与服务特性测评报告两部分组成)、认证证书/标牌/信函等文件。认证文件的载体可以是纸质的、电子媒介等各种形式。认证文件的发布应在圆满完成了所有评价活动(包括可行时的公示活动)之后，即公示期结束且未发生重大顾客投诉，所有顾客反馈信息得到圆满解决，以及认证决定获得批准。
关于认证证书、标牌等应规定其使用和标注方式，认证证书、标牌等的形式可以是文字、图案、标志等。
当发现认证文件未经授权使用、错误使用或误导性使用时，应采取行动，包括法律行动或纠正措施，直至消除所有可预见的风险。
