AEO认证的流程是什么样的
AEO认证的流程主要分为内部准备、海关培育、认证实施三个阶段,以下是详细介绍:
内部准备阶段
项目动员与培训:举办AEO认证项目动员会,开展相关法律法规的培训,让公司领导和各部门负责人对AEO认证的条件、要求和严格程度有清晰的认识,各部门落实对接人员,以便开展后续工作。
评估与计划:对公司各部门的制度、执行、硬件、软件进行评估,明确告知各部门应当开展的工作内容。其中涉及硬件、软件改造还需咨询外部单位,形成资源投入汇总和认证工作计划,大致预估内部准备阶段的时间。
完善制度体系:各部门根据认证标准修改和完善制度。
软硬件整改:对公司软硬件不符合认证标准的项目组织限期整改并确保在培育前可投入运行。
开展培训:按照海关要求开展法律法规、贸易安全、危机管理、信息安全的培训,确保相关高级管理人员到场参加并按规定做好记录。
开展审计:按照海关要求开展进出口业务审计,除了出具审计报告外,还需要保留审计过程的全部佐证资料,通常需要2 - 3周时间。
全面检查:在制度体系完善的基础上全面检查各部门的执行情况,确保与制度要求一致。
模拟认证:根据海关AEO现场审核的经验,模拟海关现场提问,检验各部门负责人和主办人员对海关AEO认证标准与内部管理制度之间的掌握情况和应变能力,确认可应对预料之外的问题。
收集整理资料:按照要求收集并整理完整的认证资料。一般贸易公司和报关企业完成内部准备阶段最快也需要3个月,生产企业可能需要5 - 6个月。
海关培育阶段
培育的必要性:虽然海关总署相关法令并未明确要求必须经过培育,但实际工作中,未经过培育的企业几乎无法通过AEO认证。某些关区甚至明确表示,未经培育的企业无法通过认证。
培育的过程:海关通常会上门培育两次,主要是现场听取企业对AEO认证准备工作的汇报,针对制度中的疑问与企业交流,现场询问以检验准备成效。能够列出超过10项整改意见的,说明海关较为认真负责。培育阶段海关要审核书面资料、现场检查沟通、企业整改再汇报、再次确认整改情况,这个过程最少需要1 - 2个月时间。
认证实施阶段
提交申请:通过培育环节达到主管海关要求后,主管海关会向企管处确认认证进度。企业需向隶属地海关提交信用培育申请及认证材料,如认证标准条款中对应的公司内部规章制度、程序性文件,实际运营中产生的执行记录等。部分地方海关可能会要求企业采用单一窗口平台提交申请,具体情况需与当地海关保持联系沟通。
海关受理:企业提交的申请材料齐全且填写完整、规范的,海关应当予以接受并制发《高级认证企业申请回执》,自受理之日起在90日内对企业是否适用高级认证企业管理作出决定,特殊情况可以延长30天;不符合申请要求的,退回企业,并一次性告知后续所需补充的材料。
实地认证:海关组建认证组,认证组提前通知企业具体认证时间。企业按照通知要求做好认证准备,包括认证资料的收集整理、安排企业相关部门人员到场等。认证组根据现场查看资料、面谈人员、抽查记录和实地走场情况,做出实地认证结论。
认证结果:海关根据认证组提出的实地认证结论,结合相关部门意见和信息系统记录,提出是否通过认证的意见。符合认证标准要求的企业,海关制发高级认证企业证书;不符合认证标准的企业,海关制发未通过认证决定书。