ISO 19011 中对审核记录的内容要求详解
在企业管理体系审核流程里，审核记录就如同精密仪器中的关键零部件，对整个审核工作的顺利推进与结果呈现起着举足轻重的作用。然而，不少企业在面对 ISO 19011 标准下的审核记录要求时，常因不清楚具体规范，导致记录混乱、信息缺失，难以精准反映管理体系的真实状况，在审核中错失改进与提升的良机。今天，就为大家深度剖析 ISO 19011 中对审核记录的内容要求，助企业突破这一管理难题。
ISO 19011 审核记录基础构成要素
审核发现明确记录
审核发现是审核记录的核心要点之一。这要求清晰记载在审核过程中观察到的事实，无论是符合管理体系要求的积极情况，还是不符合标准的问题点，都需精准呈现。例如，发现某生产环节严格依照作业指导书执行，操作规范有序，这便是符合项的审核发现；若发现某部门文件更新不及时，存在使用过期版本文件的现象，这就是不符合项的体现，均应详细记录在案。
客观证据详实支撑
客观证据是审核记录可信度的基石。记录中需提供具体的数据、文件、现场观察到的实际状况等作为证据。比如，在审核文件控制时，记录下抽查到的文件编号、版本号、审批人及审批日期等文件信息；在检查生产现场时，记录设备的运行参数、操作人员的实际操作步骤等现场情况。这些客观证据要确保真实、可验证，为审核发现提供有力支撑。
条款对照精准无误
在审核记录里，必须明确引用对应的 ISO 19011 标准条款或其他相关管理体系标准条款。当审核发现某流程不符合规定时，准确标注如 “不符合 ISO 19011:2018 中 6.4.3 条款关于审核计划制定的要求”，让审核记录与标准紧密关联，便于后续追溯与分析问题根源。
合规性判断清晰阐述
对审核发现作出明确的合规性判断，说明该情况是否符合标准要求。若为不符合，需进一步阐述不符合的具体原因。例如，“经审核，该项目进度记录缺失近一个月数据，不符合管理体系中关于项目过程记录完整性的要求，原因在于相关人员对记录重要性认识不足，且缺乏有效的监督机制”，使阅读审核记录的人员能快速了解问题本质。
ISO 19011 审核记录涵盖的详细信息
管理体系绩效相关证据
记录根据管理体系绩效目标和指标对绩效进行监视、测量、报告和评价的证据。比如，企业设定了产品合格率的绩效目标，审核记录中应体现对产品检验数据的收集、统计，以及与目标值对比的结果，以此反映管理体系在产品质量管控方面的绩效表现。
法律法规合规证据
受审核组织管理体系和绩效中与遵守法律法规有关方面的证据至关重要。例如，在环境管理体系审核中，记录企业污染物排放检测报告的结果，是否符合国家或地方规定的排放标准；在职业健康安全管理体系审核时，记录企业对安全生产相关法律法规的执行情况，如是否为员工配备了符合标准的劳动防护用品等。
过程运作与控制证据
详细记录受审核组织过程的运作和控制方面的情况。以生产企业为例，要记录生产流程各环节的操作规范执行情况，包括原材料投入、加工工艺、产品检验等过程的控制措施是否有效实施，设备维护记录是否完整等。
人员与资源相关证据
人员能力和设施资源提供方面的证据也是审核记录的重要内容。如记录企业对关键岗位人员的培训计划、培训记录以及考核结果，以证明人员具备相应的工作能力；记录企业生产设备、办公设施等资源的配备情况，是否满足业务开展的需求。
内部审核与管理评审证据
内部审核和管理评审有效策划和实施的证据需完整记录。包括内部审核计划、审核报告、不符合项整改记录，以及管理评审会议纪要、评审输入和输出的相关文件等，展示企业对管理体系的自我监督与持续改进机制的运行情况。
顾客反馈及改进证据
重要的顾客反馈信息，包括顾客投诉及采取纠正措施的有关证据应记录在案。企业收到顾客关于产品质量或服务的投诉后，如何处理投诉、采取何种纠正措施以及措施实施后的效果验证情况，都要详细记录，体现企业对顾客需求的重视和管理体系的改进能力。同时，受审核组织在产品、过程、体系改进方面的主要证据，如新产品研发过程中的改进措施、生产工艺优化的相关数据等，也需在审核记录中呈现。
不同场景下 ISO 19011 审核记录要点
现场审核记录
在现场审核时，要遵循 “5W1H” 原则详细记录关键信息。例如，发现某设备故障导致生产停滞，记录时应明确何人（Who）在何时（When）、何地（Where）发现设备故障，设备故障的具体情况（What），为何会出现故障（Why）以及当时采取了何种临时应对措施（How）。对于关键场所或重点区域，如生产车间的核心生产工序、危险化学品储存区域等，要重点记录现场的运行控制情况、人员操作规范以及安全防护措施落实情况等。
文件审核记录
在进行文件审核时，要记录文件的名称、编号、版本、发布日期、审批流程等基本信息。对于文件内容，重点记录文件与管理体系标准的符合性，如文件中规定的流程是否符合标准要求，文件中的职责划分是否清晰明确等。若发现文件存在问题，如文件内容缺失、条款冲突等，要详细记录问题所在，并注明对应的标准条款。
ISO 19011 审核记录的其他要求
可追溯性保障
审核记录应具备可追溯性，通过记录中的信息能够追溯到审核的具体过程、涉及的人员、时间以及相关文件等。例如，在记录不符合项时，不仅要记录问题本身，还要记录该问题是在审核哪个部门、哪个流程时发现的，依据哪些文件或现场观察得出的结论，以便后续复查与整改跟踪。
详略程度把控
审核记录的详略程度要依据审核的目的、范围、时间，以及受审核活动或过程的重要性等因素来确定。对于关键过程、高风险区域以及可能导致不符合的信息，应详细记录所基于的客观证据；对于一般性的符合情况，可适当简化记录，但也要确保关键信息完整，以满足审核组编制审核报告和认证机构作出认证决定的需求。
记录形式多样
审核记录形式不拘一格，可以是书面记录、电子记录、数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。但无论采用何种形式，审核员都应就记录获取方式（如拍照、复印等）和信息保密等问题与受审核方沟通并征得同意，确保审核记录清晰、可信、可证实。
如果您渴望提升企业管理体系审核记录的质量，让企业管理更加规范、高效，那就别再犹豫！立即行动起来，深入学习并严格遵循 ISO 19011 中对审核记录的内容要求，完善企业的审核记录工作。若您在实施过程中遇到任何难题，需要专业的指导与帮助，随时联系我们的专业顾问团队，我们将竭诚为您服务，助力您的企业在管理之路上稳步前行，迈向卓越管理新高度。
