一､ISO9000文件应发放到所有需要使用文件的场合:
1､ISO9000文件发放的充分性现在需要使用文件之处可以获得文件;
2､ISO9000文件发放的可追溯性体现在需要使用文件之处可获得文件;
3､ISO9000文件发放的可追溯性体现在需要追溯时可追回｡
二､ISO9000文件发放应做好记录,ISO9000记录的完整性应能保证:
1､在使用场所可追溯到每份文件的来源;
2､在文件管理部门可追溯到每份文件的去向;
3､通过记录可追溯到ISO9000质量管理体系文件修订时的收回和重新发放的情况;
4､通过记录可追溯到ISO9000质量管理体系文件丢失或损坏时的补发情况;
5､通过记录可追溯到文件作废回收及处置情况,作为历史资料保留的情况｡
三､在使用现场应对ISO9000文件进行适当的保持:
1､使用者有责任在使用场所保管文件,纺织丢失;
2､ISO9000文件应妥善保管,存放在不易丢失之处,需要保密的文件应存放在合适的地方;
3､采用适当方法(如:纸质文件过塑､使用文件夹等)保护文件,免于损坏(破损､污染);
4､保持ISO9000文件清洁,防止在ISO9000质量管理体系文件上随意涂改或记载无关的文字,保证不影响文件阅读｡
