做好ISO9001标准咨询工作的小窍门
我们经过多年的企业ISO9001认证咨询实践之后,感到要满足日益增长的客户需求可不是件容易的事.客户面对日益激烈的市场竞争,想迅速提高自身竞争力,几经周折认识到贯彻实施ISO9001可以提高公司管理水平后,就开始进行调研、核选ISO9001咨询公司,等到确定好咨询公司,签订合同时,已经花费了好长一段时间,感到时间很紧迫,于是对ISO9001咨询师提出很多要求,简单的说就是要短时间,高质量,不能马虎从事,只为取得证书而做IS09001,要求达到看得见的效果.这岂不是又想马儿不吃草,又想马儿跑的好事？可能吗？作为ISO9001咨询师,深知其难易程度.但面对客户提出的要求,我们又不能一口回绝.经仔细探究,也发现了一些提高效率的小窍门,说来可与大家共享.
1.培训工作注重实效,不要太注重表面形式.一般在对企业进行集中专业培训时,我们一品咨询分两步进行,第一步作标准培训,第二步进行内部审核培训.
a)从时间上,有些朋友将第一步和第二步连续进行,认为这样连贯性好,学员有整体概念.其实不然,据在对许多经历了两天或三天的标准培训后的学员进行调查,结果大多数对标准的理解还有许多模棱两可的地方,许多人认为必须经过实践才能对标准有更透彻的理解.如果这时对他们谈审核方法,其实到内审的时候早忘了,仍不会制定审核计划、编写内审检查表等.所以我建议最好将第二步培训放在内审前两周左右进行,这样培训完成之后就开始从事内审方面的工作,而且这个时间大家已经过编写ISO9001文件阶段,对标准有较深刻的理解.效果会更好一些.
b)从ISO9001培训对象上,有些咨询师会把两次培训对象限定为内审员,可不敢苟同.既然贯彻执行质量管理体系为全员行为,如果其他员工不知道ISO9001为何物,怎么能很好的贯彻呢？如果不得不做,那也只能是被动的、消极的去做,效果就大打折扣了.在第一步培训时一般要求管理层（包括基层领导）和内审员必须参加,其他员工建议参加,最好全体员工接受培训,但由于工作关系,有点不太现实.对第二步不必那么多人,但还是韩信点兵,多多益善,预防由于人员流动带来的不便.
c)ISO9001培训要贯穿始终,并非只有第一步和第二步的集中培训.在各个阶段进行指导时,我们要不断引用标准内容与实际工作进行联系,如在编写ISO9001文件时直接指出标准中规定的部分哪些公司现在已经存在并满足要求,哪些需要更改,并提出更改建议,哪些需要增加.如果这样做的好可以减少集中培训课时,增进效果.
2.ISO9001文件编写过程要注意运用技巧,适当时机提供优秀模板格式.
a)确定文件编写人员.有些客户在文件编写过程中经常换人,造成工作不是很连贯,耽误时间;还有些客户可能会确定一些未听过标准的人员来编写文件,也造成无法工作.所以对文件编写人员的确定要慎重.
b)运用文件编写技巧.首先,我一般要求大家先画流程图,将各过程的流程图画好,并处理好相互之间的连接,再写文字,就顺理成章,这样也容易理顺各过程内部和之间的关系.如果先写文字,改动起来就会很麻烦,而且容易造成逻辑混乱.其次,文件编写人员需要知道一些WORD操作技巧,如快速画流程图技巧,文档编排格式快捷技巧等,收集百余例常用技巧,在咨询时先给一些文件编写人员做些培训,可以加快文件编写速度,而且层次分明,效果良好.
c)提供优秀模板格式.一般来说,不建议上来就提供模板文档,这样容易束缚文件编写人员的思想.但在他们经过痛苦的思索编写一部分内容后,可适当提供一些优秀模板格式供参考,如C层的一些常用表格等.
3.重视管理思想,灵活运用标准内容.
现在如果要问一些通过ISO9001认证的公司员工,ISO9001认证给大家带来什么？有不少人会回答,麻烦！降低效率,增加工作量,做什么事都要记录.这说明对标准理解不够充分.ISO9000族标准整体讲的是一种管理思想,而不是一些僵化的教条.譬如,标准一般提出做事情的要求,而没有具体操作过程,这个过程需要各组织根据自己的情况来实施,但有些组织却将别的公司的质量管理体系文件照搬照抄,形成自己也不明白为什么这样做,只知道别人这么做了,我也这样做.或是僵硬地套标准的各条款,把公司原来的风格丢了,新的风格也没有学会,可谓是邯郸学步.其实各组织在贯彻实施ISO9001标准时,只要把标准要求的内容做到了,并不一定要求统一的格式,有些咨询师建议大家采用某种统一格式,那是为了方便,并不是必须的.
最后,我们衷心祝愿各实施ISO9001标准的组织能得到真正的效果,能学到ISO9000族标准的管理思想,而不是仅学会了做文件,填记录.
