ISO22000食品安全管理体系的文件与资料控制程序文件范本
ISO22000质量与食品安全管理体系—文件与资料控制程序
ISO22000文件与资料控制程序
1.0目的:
明确本公司文件与资料相关控制程序,使ISO22000质量体系所使用的文件迅速而准确地流动,确保本公司各单位使用有效的最新文件与资料,从而使公司质量管理体系得以有效运行.
2.0适用范围:
适用于公司生产管理,行政沟通及对外业务作业各阶段所需的文件与资料的管理.
3.0定义:
3.1质量手册:是公司质量和食品安全管理体系运行的指导性和纲领性文件.
3.2程序文件:是质量手册规定的质量管理体系运行的各项程序性文件,是全公司或多部门之业务范围内认为有制度化文件.
3.3作业指导书:是程序文件规定各单位使用的操作标准,是各经办业务作业者在作业范围内,认为有制度化必要的文件.
3.4表单:质量记录作业结果所用的文件.
3.5外来文件:是由外部取得具有留存参考价值之文件,如法律､法规､设备操作手册等.
4.0职责:
文件类别
编制
审核
批准
原稿控制
质量手册
行政部
管理者代表
总经理
行政部
程序文件
职责单位
部门主管
总经理
行政部
作业文件
职责单位
单位主管
部门主管
行政部
质量记录
职责单位
单位主管
部门主管
行政部
5.0程序规则:
5.1文件的编制,修订和废止作业:
5.1.1文件的编制:各职能单位在发生新增内部规范或操作程序需增加文件时,由部门主管指定人员填写《文件编制､修订､废止申请单》.经相关的审核､批准后交行政部发行.
5.1.2文件的编号:
质量手册:gzhl/HM/B/0
程序文件:gzhlQP-□□(如QP-01)
作业文件:gzhlWI-□□(如WI-01)
记录表格:根据程序文件要求的记录表格,进行编号,例gzhlQP-01-01.
外来文件:gzhlWL-□□(如WL-01)
5.1.3版本管理
文件版本用A,B,C,D……表示,文件修改次数以0,1,2,3……表示,文件修改以页为单位,修改次数累计达5次时,整个文件换版.
5.1.4文件的修订:
当实际操作程序或规范发生变更而导致管控文件需进行增删时,由各作业单位人员填写提出申请,经各相关单位会签评审无误和批准后再送交行政部更新原文件,具体批准权限同文件编制作业.
5.1.5文件的废止:
当工作发生结构性变化需废止某些文件时,由原文件编制单位主管提出申请,经审批后由行政部进行文件的废止.
5.2文件的发放和回收:
5.2.1文件的发放:
5.2.1.1新编制或修订的文件在审核批准后由行政部根据需要印制文件,加盖“受控文件”章统一发放登记.收文单位在《文件发放､回收记录》上签收.
5.2.1.2公司对外发放的文件,如质量手册等,盖上“仅供参考”章,应同样在《文件发放､回收记录》的备注栏加以注明.发往外单位的文件发生修订时,公司不负责更新.
5.2.2文件的回收:
修订或废止文件时,应由行政部依《文件发放､回收记录》上的发行记录收回原发放份数,并记录于《文件发放､回收记录》上,加盖“作废文件”印签.回收的文件应有必要时作保留,不要保留可销毁或作废纸再利用.
5.3文件的保管:
5.3.1文件保管单位:原稿一律由行政部保存,发放的文件由各单位自行保存.行政部保存的原稿应有明细清单《文件存档销毁记录表》,并随时更新.
5.3.2回收或废止旧版文件时,各单位不得保留旧版,历次旧版文件或废止文件应在行政部保存.并加盖“作废文件”印签.
5.3.3现场使用的文件须置于作业场所,非现场使用的文件由各使用单位指定专人集中保管.
5.3.4各单位不得自行复印正式文件.若发现文件有残缺可直接与行政部调换.
5.3.5正式文件上严禁作任何标记或符号.
5.3.6行政部设专人管理文件,并将文件管理纳入内部质量审核项目中,以确保资料正确被使用.
5.4文件销毁:各单位回收或废止的文件统一由行政部进行.
5.5文件评审:
5.5.1文件评审每年进行一次,时间为每年的12月,由行政部组织,会同各相关单位和部门主管共同进行.
5.6外来文件的控制:
5.6.1各单位收获外来标准,规范等文件时应交由行政部编号保管,记录于《文件分类一览表》,并作“受控文件”标识.
5.6.2外来文件若有修订版本应同样交由行政部更新.控制作业在每半年一次的《文件分类一览表》审核时,同样注意对外来文件的作业,确保公司使用有效的外来受控文件.
6.0相关文件:
《质量安全记录控制程序》
7.相关表单:
《文件更改申请表》gzhlQP-01-01
《程序文件修改记录》gzhlQP-01-02
《文件发放､回收记录》gzhlQP-01-03
《文件分类一览表》gzhlQP-01-04
《文件存档销毁记录表》gzhlQP-01-05
《文件借阅､复制登记表》gzhlQP-01-06
