依ISO9001:2015判标。学习案例分析,不仅可以提高判标能力,还可参考他人的审核思路。本文助你在审核路上更进一步。
标准内容
5.3组织的岗位、职责和权限
最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。
最高管理者应分配职责和权限,以:
a)确保质量管理体系符合本标准的要求;
b)确保各过程获得其预期输出;
c)报告质量管理体系的绩效以及改进机会(见10.1),特别是向最高管理者报告;
d)确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点;
e)确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。
审核思路
基于过程的识别和确定,以及岗位分析结果,是最高管理者合理分派岗位的职责和权限的基础。
组织管理者在分派职责过程中,首先需要在构建合理的工作结构和岗位结构的基础上,识别所有的管理和业务活动事项,甚至是细分的活动事项,并充分考虑既有管理人员的素质和能力,进行职责和权限的分派。组织在进行职责和权限的分派时,应避免职责和权限的重叠或交叉,也要避免管理的真空。
为了便于开展活动,组织需对已经分派的职责和权限在其组织内部进行充分的沟通,使每位员工都清楚向谁报告,找谁协调,或将任务安排给谁。
在审核过程中,审核员可通过与受审核方高层管理者的交流和沟通,了解受审核方的组织结构和岗位结构设置情况,进而沟通不同岗位的职责和权限是如何分派的,通过何种形式让员工了解在组织的岗位职责和权限。审核员还可以通过座谈的形式进而沟通员工实现和履行具体职责的途径,考察员工是否理解准确理解各自的岗位职责和权限。
最高管理者在分派职责和权限时,若要确保组织的质量管理体系符合ISO9001:2015标准的要求,就必须识别ISO9001:2015标准的要求都包括哪些?这些要求应该分派给组织中的哪个岗位实施比较合适并将要求转化为具体的职责予以分配。
质量管理体系的符合性和有效性取决于组织中不同岗位的人员职责和权限的履行程度。如何确保每位成员能够尽职尽责地实现质量管理体系的符合性和有效性而工作,简单的职责和权限的分派则很难达到预期的目标和确保各过程获得预期输出的效果。权力的过分集中或者过分的分散可能都不利于实现质量管理体系各过程获得其预期输出权责对等和适宜授权是确保质量管理体系有效运行的基础。
在审核过程中,审核员应关注其受审核方采取何种措施和方法来确保每位成员能够尽职尽责地履行岗位职责,而不是停留在有和没有的层面上。在审核过程中,审核员应关注其受审核方与职责和权限有关的绩效指标的设置情况,以及这些绩效指标的达成情况,避免职责权限的分派变成一纸空文。
定期向管理者报告质量管理体系体系的绩效及其改进机会是组织实施内部沟通的一种非常有效的机制。
组织宜在其内部建立和保持定期报告制度,宜在相关管理者职责和权限中明确规定定期向最高管理者报告质量管理体系运行的绩效及其改进的机会,寻求改进和创新的决策的职责。
在审核过程中,审核员可通过与高层管理者的沟通获取这方面的信息,包括授权的管理者,报告的形式,报告的内容,以及最高管理者对报告的批复或回复信息等。
以顾客为关注焦点的意识的增强取决于组织的机制、培育、贯彻和监测,以及不断的改进。只有这样才能确保以顾客为关注焦点的意识最终贯穿于质量管理体系的所有活动之中。因此,谁扮演机制的形成,意识的培育,在活动中的有效地响应和应用,以及对以顾客为关注焦点的意识的定期检讨的岗位就需要最高管理者在分派职责和权限的过程中予以重点考虑。
在审核过程中,审核员应通过沟通获得受审核方由哪个部门或岗位负责以顾客为关注焦点意识的培育关注受审核方由哪个部门或岗位通过何种途径获得或更新顾客的需求和期望,以及通过何种途径进行信息的传递,进而了解各岗位是如何贯彻以顾客为关注焦点的原则的。
变更可能带来诸多的不确定性,给质量管理体系的运行的完整性带来风险。因此,组织在对质量管理体系的变更进行策划和实施时,首先应对变更可能导致的风险进行评估,包括变更可能影响的范围进行评估,需要时可制定相应的预案或措施,预防风险发生。
在审核过程中,审核员应关注其受审核方近期质量管理体系变更的情况,包括组织结构的变更、流程的变更、规范或准则的变更、产品或服务交付方式的变更等,了解受审核方对这种变更的风险的评估和控制措施。
应用关注
(1)组织结构的设计与确定,是否对组织角色、职责和权限进行了合理的分派,以什么形式呈现?
(2)通过核的能力判定:角色、职责的划分是否适宜?是否考虑了产品和服务的全生命周期需求及行业特点?是否权责对等?职责权限的分派是否与角色能力相匹配?是否还存在质量管理体系中职责的真空地带?