4､组织对所有与产品有关的要求都要进行评审,包括没有形成文件(合同)的口头订单或要求,这种情况的评审应是在正式接受顾客口头订单或要求之前进行确认｡例如:组织在接受电话订单时,可以采取在电话洽谈时复述客户要求､请其确认的方式评审,并做好记录;客运站售票员在出票之前向旅客口头核实时间､地点､等级等,得到顾客的确认后才可以出票;餐厅的服务业在顾客点完菜并将其记录在点菜单上后,再向顾客复述记录下的菜品,得到顾客的确认后下单｡需注意:此处的“确认”不同于GB/T19000—2008标准术语和定义中的“确认”｡
5､组织在执行产品或服务的过程中可能会发生产品要求的变更,变更的内容可能涉及7.2.1a)b)c)d)条款各方面,变更时确保对变更的要求进行评审,变更一旦经过双方认可确定,需及时落实相关内容的变更或对有关文件进行修改,并告知组织内部与变更内容有关的所有相关人员｡只有这样,才能保证组织提供的产品满足变更后的产品要求｡
6､评审的方式可以由组织根据具体情况决定,对于大批量的常规产品,可以委托一般销售人员进行产品标准､数量､交货期的评审;如果是非常规产品,如客户有特殊要求的产品,组织就需要根据客户的特殊要求,组织相关人员进行评审｡例如,一般饭店授权点菜的服务员,对于菜单上的常规菜进行评审,对于顾客超越菜单所点的才,则需要向大唐经理或厨师请示,得到他们的评审确认｡因此,组织应该根据自己产品的情况,确定评审的方式和负责最终评审确认的人员,不要求形式与作法的统一,也不苛求形式的复杂,关键是确保评审的效果｡
7､组织对评审结果集后续措施应保持必要的记录｡评审活动可能存在两种结果,一是没有出现什么分歧,通过了评审,就可以签订合同､协议等,作出提供产品或服务的承诺;另一种情况是评审中发现分歧意见,这些分歧是如何解决的,采取了哪些措施,其结果如何,应提供必要的记录｡评审的记录可以比较简单,比如对一些简单清晰的订单,在能够履行的订单上作上解释,加上授权评审人的签名和评审日期就可以了｡如果需要进行较为复杂的评审,组织可以自己制定专门的评审记录单,通常至少应包括与评审相关的主要细节｡
