ISO9001质量管理体系文件至少应该发挥如下一种或几种作用.应该针对文件的主要作用确定ISO9001文件的使用者,他们是ISO9001文件编制者的“顾客”.在进行ISO9001文件编制时应充分理解文件使用者的需求是什么,并努力满足他们的需求.
（1）传递顾客需求和期望.
用文件把顾客需求和期望转化为规定要求,再把规定要求传递到各有关岗位,只有每个岗位都实现了这些要求,才能达到使顾客满意的目的.
（2）用为培训的材料.
知识是过去成功经验的总结,时代在发展,情况在变化,任何组织都必须当时当地的情况正确运用知识,解决当前所面临的各种问题.ISO9001文件用来积累知识,用来指导员工,使工作人员的知识和技能有所提高,从而确保过程的固有特性,满足既定的产品和服务的要求,再通过产品和服务来满足顾客要求.
（3）沟通信息.
在信息时代,信息可以提高组织的能力.为此,必须及时获取各种有半的数据,通过分析,取得信息,利用ISO9001文件及时与有关部门沟通.
（4）满足重复性和可追溯性要求.
按照ISO9001文件规定操作,可确保操作的重复性的结果的一致性.例如记录中有操作时所须遵守文件的版本号,该版本号就是满足可追溯性要求的标志.
（5）提供证据.
当企业接受第二方或第三方ISO9001审核时,可以利用文件作为以下两方面的证据:一是作为作过策划的证据,因为ISO9001文件是策划后编写的;二是作为有效动作的证据.ISO9000标准把记录也作为文件,因为它是一种信息和支持的媒介.
（6）作为持续改进的基础.
顾客的需求是不断变化的,所以,企业的ISO9001质量管理体系必须持续改进.可利用ISO9001文件作业改进的基础,判断是否得到改进,改进多少.如此不断改进,永无止境.
（7）积累和分享知识.
在知识经济时代,知识是最重要的资产.ISO9001文件用来记录成功的经验,以及根据经验上升的理论.譬如,ISO9001质量手册、ISO9001操作指导等,这些都学习型组织提高组织能力的有效载体.
