7.4 信息交流
7.4.1 总则
组织应建立、实施并保持与环境管理体系有关的内部与外部信息交流所需的过程，包括：
a)信息交流的内容；
b)信息交流的时机；
c)信息交流的对象；
d)信息交流的方式。
策划信息交流过程时，组织应：
--必须考虑其合规义务；
--确保所交流的环境信息与管理形式形成的信息一致且真实可信。
组织应对其环境管理体系相关的信息交流做出相应。
适当时，组织应保留文件化信息，作为其信息交流的证据。
【理解要点】
1.组织应建立与环境体系有关的信息交流过程，此时须考虑组织的合规义务要求。这些过程应当确定：
--信息交流的内容；
--信息交流的时机和条件；
--信息交流的对象；
--信息交流的方式。
2.在建立适合于特定情况的信息交流过程中，组织可以考虑不同的交流方式可能需要的成本和获得的收益。
交流的环境信息应当以环境管理体系产生的信息为基础，并与之保持一致，包括组织的环境绩效的内部评价信息（见9.1）.关于信息交流的补充信息见GB/T26450.
3.在确定如何实施信息交流时，组织应当考虑不同的信息交流方法，这些方法应当能够促进对组织环境管理行动的理解和接受，并能促进与相关方的对话。信息交流的方法包括，例如：非正式讨论、组织的开放日、焦点问题讨论组、社区对话、参与社区活动、网站和电子邮件、新闻稿、广告和定期简报，年度或其他定期的报告，以及电话热线等。
4.组织应当对与其环境管理体系有关的质询、受关注的问题，或来自交流活动的其他信息给予考虑并做出响应。建立用于接收和响应上述内、外部信息的过程是非常有益的。
5.组织应当适当地保留作为信息交流证据的问价化信息，目的是：
--回顾与特定相关方开展的信息交流、他们的质询或关切的历史；
--理解以往与各相关方约定事项的性质；
--在开发未来的信息交流过程和后续活动，以及根据需要处理特定相关方的关注等方面，提高组织的有效性。
6.如果不能给环境管理体系带来增值，某些交流活动的信息不必形成文件，例如非正式交流活动的信息。建立信息交流过程时，组织必须考虑自身的性质和规模、重要环境因素，以及其相关方的性质、需求和期望。
7.组织应当考虑下述的过程步骤：
--收集信息，或开展调查，包括来自相关方的信息（见4.2）；
--确定信息交流的对象，以及他们对信息交流和对话的需求；
--选择信息交流的对象感兴趣的信息；
--决定需要与信息交流对象交流的信息；
--确定合适的信息交流方法和形式；
--评估和定期确定信息交流过程的有效性。
8.最高管理者应当对有效的环境管理以及符合环境管理体系要求的重要性进行信息交流（见5.1）。
最高管理者应当确保在组织内部交流下述信息：
--环境方针（见5.2）；
--相关角色的职责和权限（见5.3）.
组织应当交流：
--在其各个层次和智能 中，适当地交流组织的重要环境因素（见6.2.2.5）；
--交流其环境目标（见6.2.2）；
--与外部供方，包括合同方（见8.1），交流组织的有关环境要求；
--按照信息交流过程的规定及合规义务的要去 ，在内部交流并与外部交流有关环境绩效的信息（见9.1.1）。
组织应当确保将内部审核结果报告给相关管理者（见9.2）.
最高管理者对组织的环境管理体系的评审应当考虑来自相关方的信息（见9.3）
9.这些活动是建议实施的、核心的和最低限度的活动。为有效实施与环境管理体系有关的信息交流，组织可根据需要实施更多的活动。
