一､ISO9001记录采用媒介的策划:
1､组织在文件策划时应根据组织的记录使用要求,顾客､其他相关方或法律法规要求和资源配置情况确定记录采用的媒介;
2､组织的ISO9001记录可能存在若干种媒介形式,在策划文件控制时应考虑不同媒介形式记录控制的要求;
3､计算机系统的应用,使得在部分组织中除最常见的纸质ISO9001记录外,电子记录(包括储存在电脑硬盘､光盘､设备自带系统､服务器中的记录等)作为常用的记录形式被大量使用｡
二､ISO9001特殊媒介记录的保管:
1､电子媒介记录需要规定收集时间､收集方法､备份方法等,按时收集记录;
2､电子媒介记录要做到防止存储的记录意外损坏和丢失;
3､电子媒介中的记录需要做好备份(如:以不同的媒介备份､异地备份,重要的记录可能需要多个备份等)｡
三､特殊媒介记录的标识:
1､无论记录以何种媒介形式存在,应按规定进行标识;
2､ISO9001记录标识还应具备便于归类和检索的功能｡
四､特殊媒介记录的保护:
1､电子ISO9001记录与纸质ISO9001记录一样,原则上不能修改,应注意避免随意修改或误改的风险;
2､尽可能在使用电子记录的场所对这类记录设定限制修改功能(如:设置修改权限)｡
五､特殊媒介记录的作废:
1､作废的电子记录应及时删除,防止误用;
2､对一些重要的记录的删除,应设点权限,由授权人批准执行｡
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